POLITIQUE DU DARING EN VERTU DU Règlement européen sur la protection des données n°2016/679 (communément appelé « GDPR » en anglais ou « RGPD » en français) - PROTECTION DE LA VIE PRIVEE
Le ROYAL DARING TENNIS Hockey Club Molenbeek ASBL, situé avenue du Château 1, 1080 Bruxelles, Belgique, et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0423.570.987, (ci-après le « DARING ») agissant en tant que responsable du traitement, traite et utilise des données personnelles relatives à ses membres dans les sections hockey (ci-après, collectivement dénommés les « Membres »), et ce conformément aux règlementations applicables en matière de protection des données à caractère personnel, en particulier le Règlement Européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 dénommé le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, dénommé le « RGPD »).
Cette notice concernant la protection de la vie privée vise à expliquer pourquoi et comment le DARING collecte des données personnelles sur ses Membres (ci-après, dénommées les « Données des Membres »), comment il les protège et combien de temps cette information est conservée.
1 Pourquoi le DARING traite des Données de Membres ?
Le DARING conserve et traite des Données de Membres, sous forme électronique ou non, à des fins administratives, marketing et sportives, plus particulièrement à la lumière des activités non-exhaustives suivantes: traiter et répondre à toute communication, demande ou requête que les Membres soumettent au DARING (y compris via le site internet) ou suite à un premier contact du DARING, traiter des informations relatives à l’affiliation (effective ou potentielle) aux activités du DARING et envoyer des appels de cotisation aux Membres, fournir aux Membres des lettres d’informations et autre communications marketing et sportives, améliorer les services du DARING et résoudre les conflits.
En général, ces données sont conservées en Belgique. Il n’est pas envisagé de transférer des informations concernant les Membres à l’étranger.
2 Quels sont les fondements juridiques du traitement des Données des Membres ?
Les Données des Membres sont traitées sur la base de l’un ou plusieurs des fondements juridiques suivants :
- En vue de la conclusion et de la gestion de l’affiliation d’un Membre, y compris l’appel à cotisations ;
- Dans le cadre des intérêts légitimes du DARING et/ou d’une partie tierce mais qui, de l’avis du DARING, bénéficient également aux Membres, tels que, mais sans y être limité, l’envoi de messages personnalisés pour promouvoir des activités, produits et/ou services, l’établissement de statistiques relatives aux activités du club et ses membres, et/ou de tout autre système informatique permettant la bonne gestion des activités de hockey, et la surveillance vidéo des terrains et bâtiments ;
- Le consentement du Membre concerné (par ex. pour répondre à une enquête de satisfaction). Le Membre concerné peut retirer son consentement à tout moment, étant compris qu’un tel retrait n’affectera pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait sur la base de ce consentement.
3 Quelles sont les catégories de Données des Membres traitées ?
Les Données des Membres sont toutes les informations personnelles concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
Pour les finalités précitées, le traitement de données personnelles peut inclure les catégories suivantes :
- Données d’identification personnelle, comme le nom et l’adresse ;
- Données d’identification électronique, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone ;
- Détails personnels, comme la date de naissance, la langue, la nationalité et le genre ;
- Participations à des événements (y compris des membres de la famille, le cas échéant) et à des activités sportives et autres du club ;
- Photos et images vidéo (y compris des membres de la famille, le cas échéant). A cet égard, et sauf objection de la part du Membre concerné, les photos prises dans le cadre des activités du DARING peuvent être réutilisées à des fins de communication et de promotion des activités du club (site Internet, social media, etc…) ;
- Données résultant d’enquêtes réalisées par, ou pour, le DARING.
4 Origine des Données des Membres
Quand un Membre contacte le DARING, les données initiales proviennent en général du Membre lui-même. Le DARING peut aussi contacter un Membre à des fins d’affiliation quand les données initiales n’ont pas été obtenues de ce membre mais bien d’autres personnes qui ont transmis au DARING ses coordonnées. Dans le cadre de sa relation avec le DARING, le Membre concerné fournira des informations complémentaires (par ex. les informations nécessaires à une affiliation renouvelée ou à une participation à un événement).
Le DARING peut également recevoir des données relatives à un Membre de la part d’autres membres, de partenaires comme l’ARBH ou, plus généralement, d’autres personnes avec lesquelles le Membre est amené à échanger ces données dans le cadre des activités du club.
5 Qui a accès aux Données des Membres ?
Pour les finalités précitées, les données personnelles peuvent être divulguées à, et même éventuellement traitées par :
- Les individus eux-mêmes ;
- Le personnel du DARING qui a un besoin de connaître les informations personnelles en jeu ;
- Les autorités publiques dans les cas visés par la loi ;
- Les prestataires de services du DARING, à l’instar du support IT, et les autres intervenants dans le cadre des activités du DARING qui ont un besoin de connaître ces informations, à l’instar de l’ARBH, la LFH, l’AFT et la LHF.
6 Combien de temps les Données des Membres sont-elles conservées ?
Les Données des Membres ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux finalités précitées. Typiquement, et sous réserve de ce qui serait autrement prévu pour certaines données à l’instar des images provenant des caméras de surveillance, les Données des Membres seront conservées durant la durée de l’affiliation ainsi qu’après la fin de cette affiliation tant que le DARING peut avoir une responsabilité légale pour laquelle l’utilisation de Données des Membres peut être pertinente, tenant compte des délais de prescription applicables et des obligations légales de conservation.
7 Comment les Données des Membres sont-elles protégées ?
Le DARING déploie ses meilleurs efforts raisonnables, sachant que le club est une organisation gérée par des volontaires, pour conserver et protéger les Données des Membres contre la perte, la divulgation ou l’accès non-autorisé(e).
8 Quels sont les droits des individus et qui peuvent-ils contacter ?
Les individus dont des informations personnelles sont collectées et traitées comme des Données des Membres ont, à tout moment et à condition qu’ils fournissent une preuve suffisante de leur identité, le droit de retirer leur consentement au traitement des données personnelles susvisées à tout moment, en le mentionnant lors d’une visite dans le club ou en envoyant un email à l’adresse gdpr@daringhockey.be
Les membres ont également le droit de demander au DARING l’accès à leurs données personnelles, la rectification des données qui seraient inexactes ou incomplètes, l’effacement des données ainsi que la limitation ou l’opposition au traitement et la portabilité des données. Ils peuvent exercer ces droits en envoyant un email à l’adresse gdpr@daringhockey.be.
9 Modifications
Le DARING est susceptible de modifier cette notice concernant la protection de la vie privée à tout moment quand cela est nécessaire, notamment pour se conformer avec les changements dans la réglementation ou les exigences introduites par les autorités de protection des données.